Darmowe szkolenia z KFS/BUR? Dla uczestnika tak, dla budżetu państwa – wielokrotnie wyższe koszty, niż cena komercyjna?

Krótko: „Darmowe” szkolenie dla uczestnika nie znaczy, że jest tanie dla państwa. Gdy wchodzą w grę środki publiczne, pojawia się koszt dodatkowych wielu formalności, czasu i rozliczeń, formularzy…zamiasto prostej ceny np. 349 zł. To formalności potrafią zwielokrotnić łączny rachunek, nawet 5 x drożej!

Na czym polega paradoks „darmowego” szkolenia

W wersji komercyjnej płaci uczestnik lub firma – prosto i bez pośredników. W wersji finansowanej z KFS/BUR pracodawca/uczestnik ma cenę „0 zł” lub marginalny wkład, ale po drodze pracują systemy, procedury i ludzie, a dostawca musi spełnić sztywne wymogi jakości. Każdy z tych elementów generuje koszt, który finalnie pokrywa budżet publiczny.

Skąd biorą się ukryte koszty

• Wymogi jakości (BUR): podstawa jakości (np. ISO/SUS/MSUES), aktualizacje, audyty, polityki, procedury, dokumentacja RODO.
• Walidacja efektów uczenia się: testy, zadania praktyczne, arkusze ocen, czas komisji/trenera – to musi być w cenie usługi.
• Ewaluacja i sprawozdawczość: ankiety, raporty, archiwizacja dowodów, zgodność zapisów z kartą usługi.
• Obsługa formalna po obu stronach: przygotowanie wniosku, korespondencja, uzupełnienia, umowy, aneksy, rozliczenia, kontrole.
• Ryzyko i rezerwy: przesunięcia terminów, rotacje uczestników, niekompletne dane – to też koszt czasu.

Model kosztowy: 349 zł komercyjnie vs finansowanie publiczne

Przykład – ten sam kurs (8 godzin), 10 osób.

Wersja komercyjna: 349 zł × 10 = 3 490 zł. Koszty po stronie dostawcy: trener, materiały, sala/online. Minimum papierologii.

Wersja finansowana (KFS/BUR): cena jednostkowa musi „unieść” walidację, ewaluację, zgodność z kartą usługi, a po stronie publicznej dochodzą koszty obsługi naboru i rozliczeń. W praktyce realna cena rynkowa usługi w ścieżce finansowanej często rośnie do 800–1500 zł/os. przy krótkich szkoleniach, bo obejmuje dodatkowy nakład pracy. Dla 10 osób to 8 000–15 000 zł – już 2–4× więcej niż 3 490 zł w sprzedaży komercyjnej.

Rozbijmy to na elementy (co „dokłada” finansowanie)

• Walidacja: przygotowanie narzędzi (test/arkusz), przeprowadzenie (np. 20–30 min/os.), ocena, archiwizacja.
• Ewaluacja i zgodność: ankiety, wskaźniki, raporty – spójne z opisem efektów w karcie usługi.
• Administracja po stronie dostawcy: oferty w BUR, terminy, listy, potwierdzenia, zaświadczenia, dokumenty zgodne ze standardem.
• Administracja po stronie publicznej: ogłoszenie naboru, ocena, weryfikacja, umowy, rozliczenia, kontrole – to koszt etatów i czasu.
• Utrzymanie jakości: certyfikacja/akredytacja, audyty, aktualizacje procedur – koszty stałe niezależne od liczby edycji.

Dlaczego państwo płaci więcej niż „cena z ulotki”

Bo finansuje nie tylko treść szkolenia, lecz także mechanizm gwarancji jakości i rozliczalności. Ten mechanizm jest potrzebny (zapobiega „fikcyjnym” usługom), ale podnosi koszt jednostkowy. Przy krótkich i tanich kursach to podniesienie bywa procentowo ogromne, bo koszty stałe nie rozkładają się na wiele godzin/uczestników.

Kiedy ma to sens, a kiedy nie

Ma sens, gdy mówimy o dłuższych, specjalistycznych szkoleniach z realnymi efektami (egzaminy, certyfikaty branżowe, duże grupy w firmach). Wtedy narzut jakości rozkłada się na większy wolumen.

Nie ma sensu, gdy kurs jest krótki, tani i masowy (np. 349 zł), a jedyną korzyścią z finansowania ma być „0 zł” dla uczestnika. Koszt systemu i formalności potrafi wtedy przewyższyć wartość samej usługi.

Wniosek

„Darmowe” dla uczestnika nie znaczy „tańsze” z perspektywy państwa. Środki publiczne kupują nie tylko szkolenie, ale i pewność: jakość, ślad audytowy, weryfikację efektów. To cenne – ale kosztowne. Dlatego przy tanich kursach mechanizm finansowania często bywa ekonomicznie nieefektywny wobec prostej sprzedaży komercyjnej.

Co zamiast? Propozycja kompromisu

• Progi sensowności: finansować głównie usługi powyżej określonego czasu/wartości, gdzie overhead jakości się „spina”.
• Uprościć ścieżkę dla mikro-usług: lżejsza walidacja i rozliczenia dla krótkich kursów – mniejszy narzut kosztowy.
• Transparentna kalkulacja: pokazywać publicznie widełki „kosztów procesu” obok ceny szkolenia.